- ١٨ كانون أول/ديسمبر ٢٠٢٤ | ١٦ جمادى الثانية ١٤٤٦ هـ
والتمرين التالي يساعدك في التعرف على مدى إتقانك وقدرتك على عقد اجتماعات قصيرة ومثمرة.
من فضلك: أجب عن النقاط الواردة في هذا التقييم، بحيث:
* إذا كانت إجابتك بـ(نادراً)، فأعطِ نفسك درجة واحدة.
* إذا كانت إجابتك بـ(أحياناً) فأعطِ نفسك درجتين.
* إذا كانت إجابتك بـ(غالباً) فأعطِ نفسك ثلاث درجات.
* وإذا كانت إجابتك بـ(دائماً)، فأعطِ نفسك أربع درجات... وهكذا.
اختيارات
نادراً: 1
أحياناً: 2
غالباً: 3
دائماً: 4
1- أحرص على أن يكون المجتمعون لديهم اتجاهات إيجابية تجاه موعد الاجتماع والوقت المحدد له.
2- أتيح للآخرين فرصة للتعبير عن آرائهم داخل الاجتماع بحرية مطلقة.
3- أتذكر دائماً أن من واجبات رئيس الاجتماع أن يكون مشجعاً ومدعِّماً.
4- أستخدم الأسئلة المفتوحة (كيف، متى، أين، ماذا) للحصول على أراء ومقترحات الأعضاء.
5- لا أتردد في إنهاء الاجتماع إذا جاوز الوقت المحدد له وأؤكد دائماً احترامي لوقتي ووقت الآخرين.
6- أوجه أنظار المجتمعين إلى النقطة محلّ الحديث، ولا أنخدع بالخروج عن الموضوع.
7- أترك بعض الوقت في الاجتماع للراحة؛ حتى أسمح للحاضرين أن يتحدثوا مع بعضهم البعض في الأمور التي لا تخصّ موضوعات الاجتماع.
8- أُذكّر الأعضاء المجتمعين معي بضرورة احترام الآراء التي تُعرض داخل الاجتماع، وضرورة حُسن الإصغاء لها.
9- أُسجل النقاط الهامة التي يثيرها الأعضاء أثناء النقاش تحت بند ما يستجد من أعمال.. وأحذر من أن أستدرج لمناقشة نقطة ليست في جدول الاعمال.
10- قبل اتخاذ القرار داخل الاجتماع أتأكد أنّه لا توجد تعليقات أخرى، وأنّ الموضوع المطروح لأخذ القرار فيه قد أصبح واضحاً لجميع المشاركين.
11- أعرض الموضوع محل النقاش من كل جوانبه، وأطمئن إلى توافر المعلومات كاملة للمجتمعين.
12- أُحْسِن اختيار المشاركين في الاجتماع، وكذلك مكانه ووقته.
13- قبل انعقاد الاجتماع لابدّ أن أكون مستريحاً، وفي حالة نفسية طيبة؛ حتى يمكنني استيعاب الآخرين، وإدارة النقاش معهم.
14- أقوم بصياغة القرارات النهائية التي تم التوصل إليها، وأطمئن إلى فهم الحاضرين لها.
15- أقنع الآخرين أنّ البركة والصواب دائماً يكونان في الشورى.
مفتاح التقييم:
15-30
اجتماعاتك غير فعّالة لأنك لا تقوم بالإعداد لها، كما أنك لم تستوعب بعد دور الاجتماع في عملية الاتصال، وما يميّزه عن غيره من وسائل الاتصال.
31-40
أنت تتعامل مع اجتماعاتك بأهمية، إلا أنك لا تجيد مهارات إدارتها بشكل فعّال، حاول أن تطوِّرَ من إمكانياتك، ولابدّ أن تدرك أن أوقات الاجتماعات تُقَوَّم بالمال.
41-50
أنت متميز في عقد اجتماعات، إلا أن هناك بعض الملاحظات عليها، وبإمكانك تعديلها. استشر المجتمعين معك، وتعرَّف على وِجْهَات نظرهم دائماً.
51-60
اجتماعات فعّالة، وقصيرة ومثمرة.. تحقق أهدافك وأهداف مؤسستك من خلالها.. هنيئاً للمجتمعين معك بصحبتك ويا ليتني منهم.►
* خبير تطوير إداري.. وتنمية بشرية
المصدر: كتاب قيِّم قدراتك/ سلسلة الإدارة ببساطة (6)
مقالات ذات صلة
ارسال التعليق