◄أمور تساعدك على تنظيم وقتك:

هذه النقاط التي ستذكر أدناه، هي أمور أو أفعال تساعدك على تنظم وقتك، فحاول أن تطبقها قبل شروعك في تنظيم وقتك.

·      وجود خطة: فعندما تخطط لحياتك مسبقاً، وتضع لها الأهداف الواضحة يصبح تنظيم الوقت سهلاً وميسراً، والعكس صحيح، إذا لم تخطط لحياتك فتصبح مهمتك في تنظيم الوقت صعبة.

·      لابد من تدوين أفكارك، وخططك وأهدافك على الورق، وغير ذلك يعتبر مجرد أفكار عابرة ستنساها بسرعة، إلّا إذا كنت صاحب ذاكرة خارقة، وذلك سيساعدك على إدخال تعديلات وإضافات وحذف بعض الأمور من خطتك.

·      بعد الانتهاء من الخطة توقع أنّك ستحتاج إلى إدخال تعديلات كثيرة عليها، لا تقلق ولا ترمي بالخطة فذلك شيء طبيعي.

·      الفشل أو الإخفاق شيء طبيعي في حياتنا، لا تيأس، وكما قيل: أتعلم من أخطائي أكثر مما أتعلم من نجاحي.

·      يجب أن تعد نفسك على المقارنة بين الأولويات، لأنّ الفرص والواجبات قد تأتيك في نفس الوقت، فأيهما ستختار؟ باختصار اختر ما تراه مفيد لك في مستقبلك وفي نفس الوقت غير مضر لغيرك.

·      اقرأ خطتك وأهدافك في كلّ فرصة من يومك.

·      استعن بالتقنيات الحديثة لاغتنام الفرص وتحقيق النجاح، وكذلك لتنظيم وقتك، كالإنترنت والحاسوب وغيره.

·      تنظيمك لمكتبك، غرفتك، سيارتك، وكلّ ما يتعلق بك سيساعدك أكثر على عدم إضاعة الوقت، ويظهرك بمظهر جميل، فاحرص على تنظيم كلّ شيء من حولك.

·      الخطط والجداول ليست هي التي تجعلنا منظمين أو ناجحين، فكن مرناً أثناء تنفيذ الخطط.

·      ركز، ولا تشتت ذهنك في أكثر من اتجاه، وهذه النصيحة أن طبقت ستجد الكثير من الوقت لعمل الأمور الأخرى الأكثر أهمية وإلحاحاً.

·      اعلم أنّ النجاح ليس بمقدار الأعمال التي تنجزها، بل هو بمدى تأثير هذه الأعمال بشكل إيجابي على المحيطين بك.

معوقات تنظيم الوقت:

المعوقات لتنظيم الوقت كثيرة، فلذلك عليك تجنبها ما استطعت ومن أهم هذه المعوقات ما يلي:

·      عدم وجود أهداف أو خطط.

·      التكاسل والتأجيل، وهذا أشد معوقات تنظيم الوقت، فتجنبه.

·      النسيان، وهذا يحدث لأنّ الشخص لا يدون ما يريد إنجازه، فيضيّع بذلك الكثير من الواجبات.

·      مقاطعات الآخرين، وأشغالهم، والتي قد لا تكون مهمة أو ملحة، اعتذر منهم بكلّ لباقة، لذى عليك أن تتعلم قول (لا) لبعض الأمور.

·      عدم إكمال الأعمال، أو عدم الاستمرار في التنظيم نتيجة الكسل أو التفكير السلبي تجاه التنظيم.

·      سوء الفهم للغير مما قد يؤدي إلى مشاكل تلتهم وقتك.

خطوات تنظيم الوقت:

هذه الخطوات بإمكانك أن تغيرها أو لا تطبقها بتاتاً، لأنّ لكلّ شخص طريقته الفذة في تنظيم الوقت المهم أن يتبع الأسس العامة لتنظيم الوقت. لكن تبقى هذه الخطوات هي الصورة العامّة لأي طريقة لتنظيم الوقت.

·      فكِّر في أهدافك، وانظر في رسالتك في هذه الحياة.

·      أنظر إلى أدوارك في هذه الحياة، فأنت قد تكون أب أو أُم، وقد تكون أخ، وقد تكون ابن، وقد تكون موظّف أو عامل أو مدير، فكلّ دور بحاجة إلى مجموعة من الأعمال تجاهه، فالأسرة بحاجة إلى رعاية وبحاجة إلى أن تجلس معهم جلسات عائلية، وإذا كنت مديراً لمؤسسة، فالمؤسسة بحاجة إلى تقدم وتخطيط واتخاذ قرارات وعمل منتج منك.

·      حدّد أهدافاً لكلّ دور، وليس من الملزم أن تضع لكلّ دور هدفاً معيناً، فبعض الأدوار قد لا تمارسها لمدة، كدور المدير إذا كنت في إجازة.

·      نظم، وهنا التنظيم هو أن تضع جدولاً أسبوعياً وتضع الأهداف الضرورية أوّلاً فيه، كأهداف تطوير النفس من خلال دورات أو القراءة، أو أهداف عائلية، كالخروج في رحلة أو الجلوس في جلسة عائلية للنقاش والتحدث، أو أهداف العمل كعمل خطط للتسويق مثلاً، أو أهدافاً لعلاقات مع الأصدقاء.

·      نفِّذ وهنا حاول أن تلتزم بما وضعت من أهداف في أسبوعك، وكن مرناً أثناء التنفيذ، فقد تجد فرص لم تخطر ببالك أثناء التخطيط، فاستغلها ولا تخشى من أنّ جدولك لم ينفذ بشكل كامل.

·      في نهاية الأسبوع قيّم نفسك، وانظر إلى جوانب التقصير فتداركها.

ملاحظة: التنظيم الأسبوعي أفضل من اليومي لأنّه يتيح لك مواجهة الطوارئ والتعامل معها بدون أن تفقد الوقت لتنفيذ أهدافك وأعمالك.

كيف تستغل وقتك بفعالية؟

هنا ستجد الكثير من الملاحظات لزيادة فاعليتك في استغلال وقتك، فحاول تنفيذها:

·      حاول أن تستمتع بكلّ عمل تقوم به.

·      تفاءل وكن إيجابياً.

·      لا تضيع وقتك ندماً على فشلك.

·      حاول إيجاد طرق جديدة لتوفير وقتك كلّ يوم.

·      أنظر لعاداتك القديمة وتخلى عن ما هو مضيع لوقتك.

·      ضع مفكرة صغيرة وقلماً في جيبك دائماً لتدون الأفكار والملاحظات.

·      خطط ليومك من الليلة التي تسبقه أو من الصباح الباكر، وضع الأولويات حسب أهميتها وأبدأ بالأهم.

·      ركِّز على عملك وانتهي منه ولا تشتت ذهنك في أكثر من عمل.

·      توقف عن أي نشاط غير منتج.

·      أنصت جيداً لكلّ نقاش حتى تفهم ما يقال، ولا يحدث سوء تفاهم يؤدي إلى التهام وقتك.

·      رتب نفسك وكلّ شيء من حولك سواء الغرفة أو المنزل، أو السيارة أو مكتبك.

·      قلِّل من مقاطعات الآخرين لك عند أدائك لعملك.

·      أسأل نفسك دائماً ما الذي استطيع فعله لاستغلال وقتي الآن.

·      أحمل معك كتيبات صغيرة في سيارتك أو عندما تخرج لمكان ما، وعند أوقات الانتظار يمكنك قراءة كتابك، مثل أوقات انتظار مواعيد المستشفيات، أو الانتهاء من معاملات.

·      أتصل للتأكد من أي موعد قبل حلول وقت الموعد بوقت كافي.

·      تعامل مع الورق بحزم، فلا تجعله يتكدس في مكتبك أو منزلك، تخلص من كلّ ورقة قد لا تحتاج لها خلال أسبوع أو أحفظها في مكان واضح ومنظم.

·      أقرأ أهدافك وخططك في كلّ فرصة يومياً.

·      لا تقلق إن لم تستطع تنفيذ خططك بشكل كامل.

·      لا تجعل من الجداول قيد يقيدك، بل اجعلها في خدمتك.

·      في بعض الأوقات عليك أن تتخلى عن التنظيم قليلاً لتأخذ قسطاً من الراحة، وهذا الشيء يفضل في الرحلات والإجازات.

•  ركِّز على الأفعال ذات المردود العالي مستقبلاً.

ركِّز على الأفعال ذات المردود العالي مستقبلاً، مثل:

·      العمل

·      قراءة الكتب والمجلات المفيدة.

·      الاستماع للأشرطة المفيدة.

·      الجلوس مع النفس ومراجعة ما فعلته خلال يومك.

·      ممارسة الرياضة المعتدلة للحفاظ على صحّتك.

·      أخذ قسط من الراحة، من خلال الإجازات أو فترة بسيطة خلال يومك.

·      الجلوس مع العائلة في جلسات عائلية.

·      الذهاب لرحلة ومن خلالها تستطيع توزيع المسؤوليات على أفراد الأسرة فيتعلموا المسؤولية وتزيد أواصر العلاقة بينكم.

·      التخطيط للمستقبل دائماً.

·      التخلص من كلّ عمل غير مفيد.

·      محاولة استشراف الفرص واستغلالها بفعالية.

·      التحاور مع الموظفين الزملاء والمسؤولين والعملاء أو المراجعين لزيادة كفاءة المؤسسة.

وما ورد أعلاه ليس إلّا أمثلة بسيطة، وعليك أن تبدع وتبتكر أكثر.►

المصدر: كتاب مهارات إدارة وتنظيم الوقت