◄- معنى التخطيط:

تحديد الأهداف التي يسعى الشخص إلى تحقيقها ورسم الخطط والبرامج الكفيلة بتحقيق تلك الأهداف أخذاً في الاعتبار الإمكانات والقيود التي يفرضها ظروف المناخ العام المحيط بالمشروع، أو عملية عقلية يقوم عن طريقها الفرد بوضع برنامج مستقبلي لتحقيق أهداف معيّنة باستطلاع ما يرغب في تحقيقه في المستقبل ووضع الأساليب والوسائل المتاحة للوصول إلى الأهداف المطلوبة، وهو العنصر الأوّل من عناصر الإدارة، بل هو العنصر الأهم، بل له أولوية على جميع العناصر الأخرى، إذ لا يمكن تنفيذ الأعمال على خير وجه دون تخطيط لها، فالتخطيط وثيق الصلة بعناصر العملية الإدارية الأخرى كالتنظيم والتنسيق وغيرها، فهو الذي يحدد ما يجب تنفيذه وكيف يتم التنفيذ ومَن هو الشخص المناسب للتنفيذ.

- أنواع التخطيط:

* التخطيط قصير المدى (سنة فأقل) أي أنّ الفرد يخطط لمدة ستة أشهر أو ثلاثة أشهر أو أسبوع أو حتى يوم واحد، بل إنه يخطط لمدة زمنية محددة من اليوم.

* التخطيط متوسط المدى (سنة إلى أربع سنوات).

* التخطيط طويل المدى (خمس سنوات فما فوق).

- أهميّة التخطيط:

* يُظهر الأهداف بوضوح حتى يستطيع كلّ فرد من أفراد المجموعة أن يعرف الآمال المرجو تحقيقها.

* يُبيِّن الطريق الذي يسلكه العاملون في تنفيذهم للعمليات بقصد تحقيق الأهداف المطلوبة.

* يُحدِّد الوقت اللازم لتنفيذ كلّ جزء من أجزاء العمل.

* يُمكّن من معرفة المشاكل المتوقع حدوثها والعمل على تلافيها.

- مراحل التخطيط:

1- تحديد الهدف.

2- جمع الحقائق والمعلومات المتصلة بالمشروع.

3- تحليل المعلومات التي تمّ الحصول عليها.

4- وضع فروض العمل على تحقيق الأهداف.

5- وضع عدد من الخطط البديلة.

6- تبويب المعلومات في أبواب متجانسة.

7- دراسة الخطط واختيار واحدة منها.

8- وضع البرامج نحو التنفيذ وفقاً للأولوية في التنفذ والترتيب الزمني.

- مبادئ التخطيط:

1- يجب أن يقوم التخطيط على الحقائق الصحيحة والتفكير الموضوعي.

2- يجب أن يقوم التخطيط على أساليب عديدة ولا يقتصر على أسلوب واحد.

3- يتوقف نجاح التخطيط على عملية تسجيل الحقائق والبيانات.

4- يتوقف نجاح التخطيط على التفكير قبل أداء الأعمال والتصرف على ضوء الحقائق.

- خصائص الخطة الجيدة:

1- أن تكون مبنية على هدف واضح ومحدَّد.

2- أن تكون متسمة بالبساطة والواقعية.

3- أن تعتمد على تحليل سليم للأعمال المطلوب تنفيذها.

4- أن تتسم بالمرونة والموضوعية.

5- أن تكون متوازنة.

6- أن تستعين بالمصادر الموجودة إلى أقصى حدٍّ ممكن قبل التفكير في البحث عن مصادر جديدة.

- معوّقات التخطيط:

هناك بعض المعوقات التي تعترض مسيرة التخطيط الناجح سواء على المستوى الفردي أو على مستوى الهيئة أو الوزارة أو الدولة، وهذه المعوّقات قد تكون معاصرة لعملية وضع الخطة أو قد تكون معاصرة لعملية التنفيذ.

- التوقعات والتقديرات:

يرتبط هذا المعوّق بالمعوّق السابق، فكلّما كانت المعلومات والبيانات خاطئة كانت التوقعات والافتراضات خاطئة.

- جمود الإجراءات وتعدُّدها:

إنّ تعدد الإجراءات والسياسات وجمود الإجراءات يُمثِّل إحدى العقبات الرئيسية في عملية التخطيط، خصوصاً إذا كانت هذه الإجراءات قديمة ومرّت عليها فترة زمنية طويلة.

- الصعوبات الفنّية:

من الممكن أن تكون الحاجة الفنية عائقاً في سبيل تنفيذ الخطط، فلو فرضنا صحة المعلومات والبيانات سليمة وبنيت الخطة على أساس صحيح إلّا أنّ عدم صحة تقدير حجم وأنواع الإمكانات المادية يُمثِّل عائقاً كبيراً.

- ضعف وعي التخطيط:

يعد ضعف الوعي بالتخطيط من أهم معوّقات التخطيط، إذ تسيطر على تصرفات بعض القائمين على التخطيط أفكار تعود للبيئة التي يعيشون فيها.

في الخمسينيات من القرن الماضي أجريت دراسة على عيّنة من طلاب جامعة هارفارد الأمريكية من المراحل المنتهية وكان عددهم 100 طالب وجّه إليهم هذا السؤال: ما هي رؤيتكم وتخطيطكم الشخصي؟

كان جواب الجميع أن يكونوا أغنياء وناجحين ومؤثرين في عالم المال والأعمال؛ ولكن الذين وضعوا تخطيطاً نسبتهم 10% (10 طلاب) وفصلوها كتابة. وبعد مرور 10 سنوات، وجدت الدراسة أنّ مجموع ثروة هؤلاء الطلاب العشرة تعادل 96% من إجمالي الثروة التي يملكها المائة في تلك العينة لذلك التخطيط.

إنّ عدم وجود خطط ممتازة وعدم وضوح الأهداف ينتج عنه ضياع جهود العاملين وتغلب الفوضى على الجهود الجماعية، فالتخطيط إذاً يُجنِّبنا الفشل والتكاليف غير الضرورية كذلك يقتصد لنا في عامل الوقت.►